Le Tavole di rimpiazzo: Cosa si fa quando in azienda viene a mancare una risorsa?
L’azienda si caratterizza per la presenza di “risorse umane” impegnate nel ricoprire differenti ruoli e compiti con un diverso grado nella scala gerarchica, dato dal proprio grado di competenza e di esperienza.
Si parla di “risorsa umana” perché ogni persona assunta al termine del processo di selezione rappresenta un mezzo attraverso cui ottenere dei risultati, un investimento economico dal quale ricavare un profitto.
Ma la “risorsa umana” ha in sé aspettative, motivazioni, capacità che metterà a disposizione dell’azienda aspettandosi un ritorno, di crescita personale e professionale, economico, di carriera e di prestigio.
Un’azienda ha quindi l’esigenza strategica di programmare e pianificare l’utilizzo e lo sviluppo delle proprie risorse umane, al fine di avere un ritorno di investimento.
Nell’azienda esistono ruoli, responsabilità, compiti, obiettivi da raggiungere e tutto questo deve essere inquadrato in un insieme organico.
Avremo quindi gli Organigrammi, le Job Description, i Sistemi di Incentivazione, cioè un sistema di descrizione e identificazione di attività, responsabilità e obiettivi attribuiti ai diversi ruoli e quindi alle diverse persone.
Con la selezione io scelgo le persone da collocare nelle diverse posizioni organizzative, e dovrò essere in grado di capire da una parte se rispondono alle aspettative aziendali, dall’altra se posso aspettarmi di più o se loro si aspettano di poter dare di più.
Supponendo di aver lavorato bene mi devo porre il problema del “what if?”.
Se quella persona si dimette, se quella persona per un certo periodo è impossibilitata a venire a lavorare, se decido di separarmi da quella persona, Cosa faccio? Se quella persona va via, chi metterò al suo posto?
Cosa può fare l’azienda per colmare i vuoti determinati dai dipendenti che vanno via.
Quando una risorsa manca l’azienda ha una perdita economica. Per rimediare a questa situazione è bene giocare di anticipo. Ecco che entrano così in gioco le cosiddette Tavole di Rimpiazzo dove, posizione per posizione, cominciando normalmente dall’alto dell’organizzazione, cioè dalle cosiddette Posizioni Chiave, ipotizzerò un possibile organigramma futuro.
Le organizzazioni oggi richiedono sempre più immediatezza di decisioni perché il mercato è rapido, e in continuo mutamento, quindi non possiamo permetterci di trovarci impreparati di fronte all’imprevisto.
È necessario pertanto individuare e decidere in anticipo chi sono le persone che potrebbero, in una situazione di emergenza, sostituire il titolare di una posizione, chi sono le persone che per sviluppabilità di carriera potranno nel medio termine (2/3 anni) sostituire quella data persona.
Quali sono le modalità per individuare le risorse su cui puntare?
Quando si fanno le tavole di rimpiazzo ci si rende conto che a volte i rimpiazzi sono scarsi, che abbiamo, per dirla nel gergo calcistico, una “panchina corta”.
È bene ricordare sempre che un’azienda deve decidere su quali terreni competere ed essere pronta per essere vincente.
In questa situazione gioca un ruolo di fondamentale importanza la funzione risorse umane che ha in mano tanti strumenti che vanno dalla descrizione delle posizioni, alla valutazione delle posizioni, alla valutazione delle prestazioni, alla valutazione del potenziale, alla formazione e alla pianificazione delle carriere.
Con le Tavole di rimpiazzo si ottengono i seguenti risultati:
- Risolvere il problema dei vuoti di posizione
- Occuparsi dell’organizzazione dei percorsi di carriera
- Ridurre la percentuale di turnover
- Occuparsi della gestione dei talenti
Differenze tra Tavole di Rimpiazzo e Piani di Sviluppo
I Piani di Sviluppo e le Tavole di Rimpiazzo si basano sullo stesso tipo di informazioni. I Piani di Sviluppo però, hanno uno obiettivo diverso visto che servono ad assumere e a far crescere nuove risorse di talento in azienda.
I Talenti (giovani con un alto potenziale), alla fine del loro percorso formativo e si sviluppo, potranno ricoprire i ruoli chiave. I piani di sviluppo, quindi, fanno parte della Strategia HR che deve declinare per le risorse umane la Business Strategy.
Le tavole di successione, invece, sono il “piano B” di cui un’azienda si dota per fronteggiare cambiamenti improvvisi nella pianta organica del personale.
